Nuove regole sulla PEC degli amministratori: obbligo limitato alle figure apicali, divieto di usare la PEC della società e scadenza al 31 dicembre 2025 per le imprese già iscritte. Sanzioni fino a 2.064 euro per chi non adempie.
Un obbligo che torna a fare chiarezza
Dopo quasi un anno di incertezza operativa e interpretazioni discordanti, il “Decreto Sicurezza Lavoro” (D.L. 159/2025) interviene in modo netto sull’obbligo di PEC per gli amministratori delle società.
Le PMI, che negli ultimi mesi hanno seguito indicazioni contrastanti tra Ministero, Unioncamere e Notariato, hanno ora un quadro definitivo — e più ristretto — degli adempimenti da rispettare.
Chi deve avere la PEC: criteri finalmente definiti
La norma originaria parlava genericamente di “amministratori”, lasciando ampi dubbi interpretativi.
Il nuovo decreto ora stabilisce che l’obbligo riguarda esclusivamente:
- Amministratore unico, oppure
- Amministratore delegato,
- in mancanza, il Presidente del CdA.
Sono escluse le società di persone (SNC, SAS).
Nelle società di capitali con CdA collegiale, non servono più PEC per tutti i membri: basta quella della figura apicale.
Due PEC distinte: amministratore e impresa
Il legislatore conferma che:
- la PEC dell’amministratore non può coincidere con quella della società.
È un obbligo pensato per mantenere due canali separati e tracciabili per i rapporti con la Pubblica Amministrazione.
Scadenze per le imprese
Società già iscritte al Registro Imprese al 1° gennaio 2025
- Devono comunicare la PEC dell’amministratore entro il 31 dicembre 2025.
Nuove società dal 2025
- La PEC va comunicata al momento della domanda di iscrizione.
Nomina o rinnovo dell’amministratore
- La PEC va comunicata contestualmente alla pratica.
Sanzioni: importi e riduzioni
La mancata comunicazione comporta la sanzione dell’art. 2630 c.c. raddoppiata, quindi:
- da 206 a 2.064 euro.
Riduzione a un terzo se l’impresa regolarizza entro 30 giorni dalla scadenza.
PMI tra incertezza e costi inutili
L’intervento normativo recepisce in pieno la linea del MIMIT e smentisce le interpretazioni più permissive di Unioncamere e Notariato.
Molte imprese avevano attivato PEC “di scorta” per amministratori ora esclusi: questi costi si rivelano oggi superflui, confermando un quadro normativo ancora poco lineare e pesante per le PMI.
BOX OPERATIVO – I primi passi pratici per le PMI
1. Verificare chi è davvero obbligato
- Srl/Spa: PEC solo per Amministratore unico, AD o Presidente CdA.
- Società di persone: nessun adempimento.
Coinvolgere il commercialista per evitare errori.
2. Attivare o verificare la PEC dell’amministratore
- Deve essere diversa da quella della società.
- Attivabile tramite gestori PEC accreditati AgID (Aruba, Legalmail, Namirial, ecc.).
- Le Camere di Commercio offrono assistenza per pratiche e verifiche.
3. Comunicare la PEC al Registro Imprese
- Tramite Comunicazione Unica, sportello telematico o tramite il proprio consulente.
- Obbligatorio anche in caso di nuova nomina o rinnovo.
4. Aggiornare procedure interne e deleghe
- Definire chi gestisce accessi e monitoraggio della PEC.
- Aggiornare documenti interni (policy privacy, protocolli IT, comunicazioni PA).
5. Fare una revisione annuale delle PEC aziendali
Eliminare caselle inutilizzate e mantenere solo quelle obbligatorie per ridurre costi e rischi.
Strumenti utili
- Registro Imprese / Impresa Italia – verifica PEC depositate
- AgID – Elenco gestori PEC certificati
- Camere di Commercio – supporto pratiche digitali
Normativa di riferimento
- Legge n. 207/2024 (Legge di Bilancio 2025) – art. 1, comma 860
- D.L. 179/2012, art. 5 (obbligo domicilio digitale, come modificato)
- D.L. 159/2025 (“Decreto Sicurezza Lavoro”) – art. 13
- D.L. 185/2008, art. 16, comma 6-bis – regime sanzionatorio
- Codice Civile, art. 2630 – omessa comunicazione al Registro Imprese
- Note MIMIT n. 43836/2025 e n. 127654/2025
- Orientamenti Unioncamere/Notariato dell’8.05.2025 e 25.09.2025
Glossario
- PEC (Posta Elettronica Certificata)
Email con valore legale equivalente a una raccomandata con ricevuta di ritorno. - Domicilio digitale
L’indirizzo ufficiale con cui imprese e amministratori comunicano con la PA. - Registro Imprese
Archivio pubblico gestito dalle Camere di Commercio con i dati essenziali delle imprese.